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ブログ

整理出来ない人のブログ 整理の基本

今回は整理の基本を書いていきます。
片付け出来る人はそんなことは知っているよという方もいると思いますが、
整理出来ない人の為のブログなので、少しお付き合いください。

整理の基本

いろいろな本やネットを調べると多くの解説に整理の基本動作は「出す→分ける→減らす→しまう」と書いてあります。
①出す
整理する時に引き出しなどにしまいっぱなしで作業していますと、全体の量がわからず、また、整理した成果自体も見えにくので挫折しやすくなってしまいます。そして、出すことで整理する物の全体を把握できるので次の分ける動作がしやすくなります。
私も整理したりするときは箱や引き出しに入れっぱなしで作業していたので、一度出してから作業をしていきます。
②分ける
2番目にやるべきことは「分ける」ことです。最初に出した物を必要なものと、そうでない物に分けることです。ここで大切なことは分ける為の基準をきちんと決めておくことです。この基準を決めておかないと分ける時に迷ってしまい、時間が掛かったり分けることが出来なくなってしまいます。
確かにいつも基準をきちんと決めずになんとなく分けていました。
③減らす
3番目にやるべきことは「減らす」ことです。2番目で分けた必要でない物を減らしていきます。この減らすことが整理、片づけを成功させるカギになると書いている人もいます。確かに物が多すぎると整理もなかなか進まず、整理できたとしてもごちゃごちゃしてしまうのではないかと思います。
ここは思い切って捨てることをしていかないとダメですね。
④しまう
最後はしまうことです。2番目3番目ので選別して残った必要なものを元の場所に戻します。

まずは机の整理から

整理の基本がわかったので、実際に何を整理していくか考え、やはりメインの作業場所である机から整理をしていこうと思います。

仕事場の本をみていたらちょうど机の整理の書籍がありましたので、この内容を元に整理を進めていきます。この書籍ではファイリングでの整理を勧めています。

①ファイリングをする理由
ファイリングをしていないと書類を捜す時間が掛かり、その時間は何も生み出すことは無いため無駄な作業にしかなりません。ファイリングをきちんとして効率よく仕事を進めることが大切です。

②ファイリングの基本
やはりファイリングの前には必要の無い書類などは廃棄することが必要です。
書類の廃棄の基準は使う見込みの無い書類かどうか。
この書籍では1年以上未使用の書類、保存期限の過ぎた書類、ダブっている書類、データのある書類、郵便物は廃棄の対象として分類しています。

③ファイリングの必須アイテム
ファイリングにはクリアホルダーで管理することが有用です。クリアホルダーを使うことで、書類が探しやすくなる、紛失の防止になる、書類が折れたり、汚れたりしない、持ち運びが便利といったメリットがあります。

④インデックスの活用
インデックスを使うことでプロジェクト別、取引先別などテーマごとに分けたものが、一目でわかるようになります。また、付箋を併用することでインデックスの補足などをすることも出来ます。

⑤ファイルの使い分け
書類の量や性格によってはクリアホルダーではなくファイルボックスやリングファイルなどを使うことも必要です。テーマ別に分けた書類が多い場合はファイルボックスに入れたり、報告書や議事録など時系列で管理するものはリングファイルでの保管にしたほうがよいです。

次回はこの内容を実際に実践して整理をしていきたいと思います。