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整理出来ない人のブログ パソコンの整理編

現在は会社でパソコンを使わないと言うかたは、あまり多くないでしょう。
パソコンも机回りと同じ様に片付けをしないとどこに何があるのかわからなくなり、仕事の効率が悪くなってしまいます。
デスク回りの整理とも重なる部分があるので、今回はパソコンの整理について書いておきます。

ファイリングの基本を見直そう

パソコンは簡単にファイルが作れて、保管する容量も膨大にあるので、色々なファイルを作りすぎてファイルがデスクトップにごちゃごちゃに置いてある方も結構居るのではないでしょうか。私もそのうちの一人です。

パソコンのファイルの整理も、机の書類をファイル、クリアホルダーをフォルダに置き換えれば基本は同じように進めれば、わかりやすいでしょう。

ファイルを整理するには、まずフォルダごとに分けなければなりません。分けるためにはまずフォルダ分けのルールを決めます。ルールを決めたらそれに従いファイルを入れていきます。フォルダ分けには、主にテーマごとと時系列ごとに分けるのが基本になります。前者はスケジュールや報告書、資料など、後者は定例会議の報告書などになります。

検索をしやすくするには

パソコンのファイリングできちんとファイルを分類しておけば、ファイルが見つからないということは少なくなりますが、どうしても見つからない場合は検索機能を使うことになります。

ファイル名にもルールを決めて、プロジェクト名+書類名+日付のようにすると日付でも検索が出来て、フォルダ内で並べ替えると更新順にもなります。

不要なファイルを廃棄する

要らないファイルが溜まってしまうと、仕事の効率が落ちてしまったり、パソコンの動作が重くなる原因になってしまいます。要らないファイルは定期的に削除をしていく必要があります。こちらも削除の判断基準を決めて削除していきましょう。

判断基準としては1年以上未使用のファイル、保存期限の過ぎたファイルは削除してもよいでしょう。もし、判断が出来ないファイルがある場合は、保留フォルダを作り一時的にそちらに移動してから期間を置かずに判断していきましょう。